Como organizar o escritório

O sistema de trabalho home office tem crescido muito nos últimos anos. Com empresas sendo mais liberais, mães mantendo o trabalho durante e após gestações, pessoas abrindo mão das grandes corporações e investindo na própria arte, não tinha como ser diferente. O problema é que nem todo mundo prepara a casa para receber esse tipo de compromisso. Trabalhar em casa requer disciplina. E mais importante do que isso: um cantinho todo seu, bem inspirador, para você sentir que está indo trabalhar mesmo sem sair de casa.

Na semana passada, a Campanha #15tododia te deu algumas dicas sobre como manter o escritório organizado. Mesmo que você só trabalhe em casa de vez em quando, é importante ter um escritório home office para isso e é essencial cuidar para que ele não atrapalhe o restante da casa. Pode ser num cantinho da sala, no quarto de visitas, no seu próprio quarto ou até mesmo em um ambiente próprio para isso. A escolha é sua, mas as dicas de como mantê-lo organizado e limpo, um pouquinho todo dia, são nossas. Vamos revisar?O primeiro passo para manter o home office em ordem é limpar o seu objeto de trabalho. É isso mesmo: esse aparelhinho chamado computador também precisa de cuidados! Uma vez por semana, limpe-o com cotonete e álcool isopropílico. Quando terminar, limpe a tela do computador com filtro de café – além de não deixar fiapos, ele evita o uso da água que pode cair e danificar o seu aparelho! smile

E já que você está aí mexendo no computador, aproveite para sentar e colocá-lo em ordem por dentro. Organize seus arquivos em pastas separadas por ano, projeto, referências, qualquer sistema que facilitar o encontro dos dados. Depois, siga para o seu e-mail. Jogue no lixo tudo aquilo que é propaganda, spam e desnecessário e monte uma listinha de urgências para responder os outros conforme o seu tempo livre!
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Se você vive tendo problemas com os pés da cadeira, você pode usar meias velhas e evitar que suas proteções caiam novamente e os movimentos da cadeira risquem o chão. E falando em coisas velhas: você precisa mesmo de todos esses livros e essas revistas que te cercam? Arranque as páginas das revistas que ainda têm algo que você precisa e recicle o restante. Separe os livros que você realmente vai utilizar (ou reler) e deixe essas histórias iluminarem a vida de outras pessoas daqui para frente. Acumular não é a solução. Depois tente organizar tanto as referências, quanto os livros com caixas organizadoras e pastas nomeadas para que você não saia desesperada e desarrumando tudo enquanto procura algo!

Falando em caixas organizadoras: sabe o que é ótimo para fazer umas? As caixas de cereal do seu filho! Você pode cortá-las em diferentes formatos e envolvê-las com papéis coloridos. E aí é só organizar fios, rascunhos e canetas de um jeito divertido em cima da mesa!Fonte das imagens 1 2 3 4 5

Sabe aquelas contas a pagar, contas pagas, os impostos e todos os documentos que você tem espalhados por armários e gavetas? Está na hora de criar um sistema para mantê-los organizados. E é superfácil fazer isso! Tudo que você precisa é determinar um espaço para elas. Isso pode ser feito com cestos ou com pastas. Nós preferimos as pastas e sugerimos que você os divida entre uma pasta normal e uma sanfonada. Na pasta normal, escreva “contas a pagar” e coloque tudo que você ainda não pagou. Na sanfonada, faça separação pelas contas que mais aparecem na sua casa, como: carros, família, finanças, saúde, entre outros. Daí é só guardar a papelada e dar adeus a toda essa bagunça (e às horas de procura também!)! Para tornar o processo todo mais divertido, invista em washi tapes e canetas coloridas. Assim você se sentirá sempre estimulada a manter as coisas em ordem! bigsmile Fonte das imagens 1 2 3

Para quem acompanha a Campanha #15tododia e lê o resumo aqui no blog, tem dica extra! Você já ouviu falar do método kanban? Ele é a melhor forma para manter seus projetos e trabalhos organizados! Ficou curiosa para saber como ele funciona? É bem simples! A ideia é criar uma parede onde você tenha todas as suas tarefas e os seus projetos para conseguir organizar o dia a dia. Você pode fazer isso em um painel, na parede mesmo, com algumas folhas sulfite, em resumo: como você quiser. Só não vale pular passos ou esquecer de atualizar todo dia, combinado?

Se você resolver fazer em sulfite, aconselhamos que você reúna 12 papéis sulfites alinhados 6 em cima e 6 embaixo. A linha de cima, corresponde às tarefas que precisam ser executadas e a de baixo aos problemas encontrados. Nomeie as folhas da primeira fila com: fazer, desenvolver, fila para testes, testes, implantar e feito. Ficará algo assim:Fonte da imagem 1

Você pode modificar o nome das suas planilhas de acordo com o seu processo de trabalho. A ideia é que você identifique o seu próprio fluxo, para que o Kanban te ajude efetivamente. Depois que isso for feito, escreva em post-its todas as tarefas e projetos que você tem para realizar. Posicione os post-its de acordo com o estágio que a tarefa descrita se encontra. É importante determinar um tempo limite para que cada post-it fique em cada estágio, isso vai te lembrar de cobrar aquele cliente que não te respondeu há uma semana ou te obrigar a organizar a agenda para “fazer caber” aquela atividade que você estava adiando. Deixe por primeiro as atividades que são prioritárias e urgentes, para que você se obrigue a solucioná-las primeiro. A cada mês, verifique se há algo que você identificou que pode otimizar o processo e aplique. De pouco em pouco, o kanban vai se adaptar à sua rotina e você ficará viciada nesse uso.

Gostaram das dicas? Conta para a gente nos comentários como elas foram úteis para a sua casa. E fique com cinco dicas extras do que você não pode fazer na sua mesa de trabalho!